bab 4 , manajemen umum

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

 Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Professor Oei Liang Lee yaiti bahwa manajemen adalahilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengorganisasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen mempunyai lima funsi yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Setelah perencanaan disusun baru di tetapkan siapa yang akan melakukan pembagian kerjanya , bagaimana wewenang , tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan mereka.
Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada sewaktu-waktu mendatang .

 Jenjang Manajemen

a. Manajemen Puncak

Manajemen puncak sering disebut dengan manajer senior atau eksekutif kunci.Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer ( CEO ). Manajer puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan ( merger ), produk baru , dan pengeluaran saham.

b. Manajemen Madya

Manajemen madya atau manajemen administratif meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi . Manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional

Manajemen operasional mempunyai tugas menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.Manajer operasional sering disebut supervisor garis pertama karena mereka bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Perkembangannya berawal dari dari Eropa meskipun secara rill manajemen itu sudah ada sebelumnya meskipun di Eropa maupun di benua-benua lain.

 Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efesien untuk mengelola produktivitas .
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911 , Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah , buku yang diterbitkannya yaitu The Principles Of Scientific Management. Dalam bukunya Taylor menngemukakan prinsip-prinsipnya , antara lain

• Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat di observasi edan di analisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya
• Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat di pilih dan di latih secara ilmiah
• Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan derhngan dasar intensuf , yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya
• Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan , persiapan , dan pemeriksaan pekerjaan



SEKOLAH – SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN


 Sekolah Klasik ( Classical School )

Sekolah klasik berawal dengan adanya informasi perusahaan-perusahaan besar.Teory klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer , sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi manajemen primer yaitu perencanaan , pengorganisasian , pengarahan , dan pengendalian.

 Sekolah Perilaku ( Behavioral School )

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership , human relations , atau behavioral sciences school of management,telah menjadi popular dalam tahun 1950-an.Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

 Sekolah Ilmu Manajemen ( Management Science School )

Sekolah manajemen ini melibatkan matematik dan statistic.Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalh-masalh operasional perencanaan dan pengendalian.Model merupakan wakil dari realitas . Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah bisnis. Adanya komputer memungkinjan untuk mempelajari masalah yang sebelumnya terlalu komplek untuk diselesaikan.

 Analisis Sistem

System adalh suatu unit yang dibentuk dari dua atu lebih bagian – bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis denagan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

 Manajemen Hasil

Tahun 1950-an Peter Drucker mengemukakan manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran ( management of objectives/MBO).MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Adapun keburukannya antara lain :
• Untuk memberi tugas , MBO sulit menentukan tujuan yang tepat
• MBO hanya akan sukses jika sermua pihak mau berpartisipasi
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untu7k sermua masalah manajemen
• Tujuan – tujuan itu seharusnya layak dan mudah di ukur



PERENCANAAN


Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan , fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi yang lainnya.Adapun sifat-sifat yang lain dari perencanaan yaitu sumbangan terhadap tujuan serta efesiensi dari rencana itu sendiri.

 Bentuk-bentuk Perencanaan

Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a. Tujuan ( Objective )

Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu di arahkan, dan di uasahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.Setiap orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapai agar tidak saling bertentangan , cara yang di tempuh pun berbeda.

b. Kebijakan ( policy )

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan dalam bertindak .
c. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.Dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketetapan waktu , ketetapan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

e. Aturan ( rule )

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur , aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran .

 Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
b. Mengarahkan Perhatian Pada Tujuan
c. Memperingan Biaya
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

 Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a. Menetapkan tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang di harapkan dapat di capai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan dan mengambarkan pula tentang apa yang harus di capai setelah di buatnya pola kerja dari pada kebijakan,strategi,prosedur,aturan,angaran dan program

b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Anggapan-anggapan yang di cari adalah anggapan yang di perkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu bencana baik anggapan dari luar maupun dari dalam.
Anggapan ini disebut juga factor-facktor dapat bersifat terawasi tidak terawasi bersifat kuantitafif dan kualitatif


c. Menentukan berbagai arternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah di pilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung

 Perencanaan merupakan proses pendapatan yang rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah di lakukan untuk menyusun suatu proses perencanaan, dapatlah di katakan bahwa perencanaan bahwa perencanaan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

 Jangka waktu perencanaan

Perencanaan dikelompokan menjadi tiga golongan :

a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek

Perencanaan pembangunan 25 tahun di Indonesia yang di kenal dengan nama era pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang.Era pembangunan di pecah lagi menjadi perencanaan jangka menengah di sebut pembangunan lima tahun(PELITA)dan dapat dipecah lagi menjadi pembangunan.

 Faktor –Faktor yang membatasi perencanaan

a. Sulitnya mencari angapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal

• Kekakuan pshikhologis
• Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
• Kekakuan sumber daya dan dana

d. Kekakuan ekstenal
e. Waktu dan biaya

 Pengambilan keputusan

a. Syarat pengambilan keputusan

Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membtuhkan beberapa syarat , antara lain :


• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
• Harus mempunyai kemmpuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbgai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
• Hrus berikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik

b. Alat pengambilan keptusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti operation esearce , teori probabilitas , Linear programming dan masih terdapat beberapa teknik yang dipakai yaitu :

• Analisis resiko
• Pehon keputusan ( decision tree )



PENGORGANISASIAN

 Pengertian

Organisasi memiliki tiga komponen pokok yaitu personalia , funsi dan factor-faktor fisik . Funsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai funsi , personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk hubungan formal dan informal.yang termsuk dalam hubungan informal adala hubungan – hubungan yang timbulnya tidak sengaja , di luar tugas/pekerjaanya , dan yang tidak resmi.Sedangkan hubungan formal mempunyai tiga hubungan dasar yaitu tanggung jawab , wewenang dan pertanggung-jawaban.

 Pola hubungan atau Komponen Organisasi
 Rentangan kekuasaan
a. Latihan dari bawahan
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi

 Dasar-dasar penggolongan bagian di dalm organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian – bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini :

a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasarkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang di hasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan

 Karakteristik struktur organisasi

Karakteristik dalam oeganisasi yang baik harus memiliki dua karakteristi dasar yaitu :
a. Keseimbangan dalam organisasi
b. Fleksibel



PENGARAHAN

 Prinsip-prinsip pengarahan

a. Prinsip mengarah kepada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan Nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makinefektifnya proses pengarahan , akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan . pengarahan perlu mendapat dukungan dari factor-faktor seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif, dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando

 Cara-cara pengarahan

a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik .Orientasi biasanya diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian tentang berbagai masalah yang di hadapinya.
Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa antara lain :

1. Tugas itu sendiri
2. tugas lain yang ada hubungannya
3. ruang lingkup tugas
4. tujuan dari tugas
5. delegasi wewenang
6. cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7. hubungan antara masing-masing tenaga kerja
8. dan sebagainya

b. Perintah

Perintah merupakan perminyaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu . Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :
• Perintah umum dan khusus
• Perintah lisan dan tulisan
• Perintah formal atau informal

c. Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah . Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewe3nang yang dimilikinya kepada bawahan .

 Komunikasi

American Training Directormemberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya saling pengertian serta serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi . Definisi dari newman bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta , gagasan , pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih . Kontz dan O’Donell mengartikan komuni8kasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan yang lainnya.
Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan , pendapat atau informasi
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
d. Untuk mengadakan komunikasi , dapat digunakan kata-kata, surat , kode atau symbol
Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah, dan sejenisnya atau dapt pula dengan memakai merk , label, catalog, sebagainya. Dengan menngunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efesien. Untuk maksud – maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :
1) Komunikasi harus jelas
2) Prinsip integritas
3) Prinsip penggunaan organisasi informal

 Motivasi

a. Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.Misalnya dengan memberikan promosi, memberikan intensif atau penambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak kerja dan sebagainya.

b. Motivasi negative

Motivasi negative merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.Misalnya memberi gambaran seolah-olah akan kehilangan jabatan , diturunkan pangkatnya , dipotong gajinya dan sebagainya.
Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang . dalam hal ini , perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut :
• Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang
• Masalah kreativitas ini muncul bilaman seseorang mkenghadapi problema yang memerlukan pemecahan


PENGKOORDINASIAN

 Prinsip-prinsip koordinasi

a. Prinsip kotak langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik secara horizontal maupun vertical. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan , dsb, cara ini dianggap lebih sempurna daripada cara lainnya

b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbale balik di antara factor-faktor yang ada


PENGAWASAN

 Pengertian

Dengan pengawasan kita dapat mengukur seberapa jauh hasil dari yang telah direncanakan .
Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar seperti :
a. Penyusunan kembali rencana baru
b. Menetapkan sasaran target baru
c. Perubahan struktur organisasi
d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai
e. Dan sebagainya

 Langkah – langkah Penawasan

a. Menciptakan standart

Standart merupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan dan biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja normal.
Bentuk standard dibedakan menjadi yaitu kiuantitatif dan kualitatif
Standart kuantitatif merupakan standart yang digunakan dalam satuan-satuan tertentu misalnya jam kerja mesin, jam kerja tenaga langsung, satuan barang, ongkos, pendapatan, investasi dean lain sebagainya
Standart kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan , buruh , dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan denagn standart

Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi

Langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan
Urutannya adalah :
• Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
• Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
• Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
• Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat

 Syarat-syarat pengawasan yang baik

a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
d. Pengawasan harus objektif, teliti, dan sesuai standart yang digunakan
e. Pengawasan harus luwes / fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah dimengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan / koreksi